Actores y perfiles¶
Actores internos¶
| Actor | Responsabilidad principal |
|---|---|
| Administrador del sistema | Gestiona usuarios, roles, permisos, configuración, auditoría y catálogos. |
| Dirección de Posgrado | Coordina el proceso institucional, aprueba y consulta indicadores. |
| Especialista de Posgrado | Gestiona programas, ediciones, convocatorias, expedientes y reportes. |
| Secretaría Docente | Revisa documentos, gestiona matrícula, conserva expedientes, administra la gestión operativa del proceso y emite certificados y títulos académicos con firma digital y código de validación. |
| Comité Académico | Evalúa solicitudes, aprueba ingresos y gestiona evaluación final. |
| Coordinador de Programa | Coordina planificación, profesores y ejecución de una edición. |
| Profesor | Registra asistencia, calificaciones y observaciones académicas. |
| Tutor | Da seguimiento a trabajos finales o memorias. |
| Tribunal | Evalúa defensas y emite actas finales. |
| Decano / Vicedecano | Supervisa y valida procesos académicos de facultad. |
Actores externos¶
| Actor | Responsabilidad principal |
|---|---|
| Aspirante | Solicita ingreso a un programa. |
| Estudiante de Posgrado | Participa en actividades, consulta expediente y realiza evaluación final. |
| Egresado | Descarga certificados o títulos y consulta histórico. |
| MES | Ministerio de Educación Superior. Recibe reportes oficiales y emite resoluciones ministeriales. |
| COPEP | Comisión Asesora para la Educación de Posgrado. Participa en la evaluación nacional de maestrías y especialidades. |
| CUM | Centro Universitario Municipal. Fuente territorial de necesidades de superación y receptor de reportes consolidados por municipio. |
| RegID | Autenticación y registro de usuarios. |
| Moodle | Aula virtual para contenidos, asistencia y calificaciones. |
| Sistema Contable | Control de pagos u obligaciones económicas. |
| Sistema de Gestión Documental | Almacenamiento institucional de documentos. |
Mapa de actores¶
flowchart TB
Usuario((Usuario del sistema))
Usuario --> Admin[Administrador]
Usuario --> Direccion[Dirección de Posgrado]
Usuario --> Especialista[Especialista de Posgrado]
Usuario --> Secretaria[Secretaría Docente]
Usuario --> Comite[Comité Académico]
Usuario --> Coordinador[Coordinador de Programa]
Usuario --> Profesor[Profesor]
Usuario --> Tutor[Tutor]
Usuario --> Tribunal[Tribunal]
Usuario --> Aspirante[Aspirante]
Usuario --> Estudiante[Estudiante]
Usuario --> Egresado[Egresado]
MES[MES] -. resoluciones y reportes .-> Direccion
COPEP[COPEP] -. evaluación nacional .-> Direccion
CUM[CUM] -. necesidades territoriales y reportes .-> Direccion
RegID[RegID] -. autenticación .-> Usuario
Moodle[Moodle] -. docencia .-> Profesor
Notas sobre el rol ampliado de Secretaría Docente¶
La Secretaría Docente, además de validar documentos, registrar matrícula y conservar expedientes, tiene bajo su responsabilidad directa:
- Gestión administrativa del proceso: planificación operativa del calendario, control de plazas, organización de actos académicos, gestión de bajas y prórrogas.
- Emisión de certificados y títulos: una vez que el estudiante cumple los requisitos académicos y el acta de defensa o evaluación final es aprobada, la Secretaría Docente es la responsable de generar, firmar digitalmente, almacenar y entregar los certificados (cursos, entrenamientos, diplomados) y los títulos académicos (maestrías y especialidades), con su código único de validación.
- Esta responsabilidad se comparte con la Dirección de Posgrado, que actúa como A (Accountable) y aprueba formalmente la emisión.
Notas sobre el CUM (Centro Universitario Municipal)¶
El CUM es un actor territorial clave para la detección de necesidades de superación (RN-01, RN-02, RN-03) y para la difusión de la oferta de posgrado a profesionales del municipio. El sistema debe permitirle:
- Registrar y consultar las necesidades formativas de su territorio (RF-021 a RF-027).
- Recibir reportes consolidados de matrícula, graduados y eficiencia por municipio.
- Vincular sus necesidades con las facultades correspondientes.
El CUM no emite resoluciones ni aprueba programas; su rol es principalmente de fuente de necesidades y de receptor de reportes.